Vertraging bij het inscannen van documenten bij de sociale dienst en de gevolgen

Veel sociale diensten digitaliseren tegenwoordig alles. Ingeleverde documenten worden ingescand en in de computer gezet. Maar daar gaat enige tijd overheen en dat kan problemen opleveren. Een voorbeeld. Iemand vroeg een bijstandsuitkering aan en moest aanvullende stukken inleveren voor de 19e juli. Hij leverde het in op de 18e. Op de 23e juli kreeg hij een brief dat de uitkering was afgewezen, omdat de stukken niet op tijd ingeleverd zouden zijn. Enige navraag leverde het volgende op. De ingeleverde stukken moesten gedigitaliseerd worden in de scanstraat. Dat is in dit geval blijven liggen tot de 24e juli. Als dat een dag of een paar dagen blijft liggen zijn er dus geen gedigitaliseerde stukken in de computer te vinden en denkt de klantmanager: o, hij heeft de stukken niet ingeleverd. En wordt de bewuste brief geschreven, terwijl de stukken wel op tijd ingeleverd zijn. Als dus er achterstanden ontstaan op de scanafdeling cq in de scanstraat gaat dat grote problemen opleveren.